Продолжаем делиться опытом тех сотрудников hh.ru, которые давно работают в дистанционном формате и нашли за это время немало удачных решений для работы из дома. Пригодится всем, кто недавно вынужденно и резко перешел на удаленный формат из-за угрозы распространение коронавируса. Вот шесть ингредиентов правильно организованной работы из дома.
1. Планирование — основа всего!
Тому, кто и так привык планировать день, на удалёнке будет проще. Остальным придется перестроиться. Даже тем, кто всегда считал, что писать список дел на день — глупо.
Все опытные «удалёнщики» в один голос утверждают: эффективность работы из дома полностью зависит от подробного планирования дел, включая мелкие. Особенно если вам теперь в течение дня приходится решать не только рабочие, но и множество домашних вопросов, в которые вы, будучи в офисе, не вникали. Как минимум придется решить вопросы питания, если все привыкли обедать в столовой на работе и в школе.
«Без планирования ваша удаленная работа превратится в хаос и растянется на весь день до самой ночи, — предупреждает Елена Якушкина, старший аналитик Службы исследований hh.ru (уже год работает в режиме 2 недели дома, 3 — в офисе). — А если в нагрузку к работе прилагается парочка карапузов или пожилой родственник, за которыми нужно ухаживать, то только расписание вас и спасет. Ставьте себе цели на день, пишите расписание, составляйте списки задач, которые важно решить сегодня, как рабочие, так и домашние».
Как эффективнее работать — короткими временными блоками с 5–10-минутными перерывами между ними, длинными блоками с одним-двумя большими перерывами на обед и домашние дела, или одним не очень длинным, но очень интенсивным блоком без перерывов? Советов на этот счет много, но универсального рецепта нет. Вам нужно найти собственный, подходящий именно вам режим. Он зависит от:
- характера и интенсивности задач, которые вы выполняете по работе;
- обязаны ли вы соблюдать строгий режим рабочего времени (тогда выбора нет — и перерывы в работе придется подстроить под него) или от вас ждут только результат, а в каком режиме и темпе, не так важно;
- ситуации дома (нужно ли вам, например, часто отвлекаться на уход за маленьким ребенком);
- вашей способности к долгой концентрации (это дано не всем).
Подход Людмилы Андрексон, модератора вакансий hh.ru (опыт удаленной работы — более 3 лет):
«Я планирую свой день заранее. Распределяю в таблице рабочие и домашние дела по критериям «Срочно, важно», «Несрочно, неважно», «Срочно,неважно», «Важно, несрочно». Распределяю задачи по времени. И стараюсь работать максимально продуктивно, ни на что не отвлекаясь, чтобы за выделенные на работу часы успеть сделать максимально много. Дети знают, что в это время меня нельзя отвлекать».
Подход Юлии Еремеевой, эксперта сервиса «Готовое резюме» (опыт удаленной работы — 8 лет):
«Планирую день схематично, блоками накануне вечером: например, с 9:00 до 14:00 — звонки клиентам, с 14:00 до 17:00 — домашние дела, с 17:00 до 20:00 — подготовка резюме клиентам, с 20:00 до 21:00 — домашние дела.
Планирую день так: 60% — рабочее время, 20% оставляю на неожиданности, 20% на отдых, переключения и еду.
Главное правило: блоки могут смещаться по времени не более чем на 30 минут, важно делать определенные дела в одно и то же время с учетом индивидуальных биоритмов. То есть жаворонки планируют основную активность на утро, совы — на вечер».
Подход Гульфии Мурзакаевой, менеджера по комплексным продажам hh.ru (опыт удаленной работы — 2 года):
Время с 10:00 до 12:00 и с 14:00 до 16:30 у меня святое. Я выделила его только для звонков. И организовала на этот период семейное «дежурство» с младшей дочкой. Все остальные дела — за пределами этого времени.
Часть работы, не связанную со звонками и общением с клиентами, делаю утром или вечером. Я вынуждена отвлекаться днем, поэтому границы рабочего дня получаются с 8:00 до 20:00. Мой совет: будьте осторожны с вечерними переработками! Из моего опыта: бывало, посижу до ночи, много что сделаю, но выгоды в результате никакой, потому что на следующий день очень сложно настроиться на работу. А рисковать дневным, золотым временем для звонков сейчас нельзя.
Закладывайте при планировании в каждый временной блок примерно получасовой запас времени на дела, которые могут возникнуть внезапно, внепланово. Они могут быть как рабочими, так и домашними. Если ничего такого не произойдет, вы просто не используете этот блок и чуть раньше перейдете к следующему. Если же на вас упадет срочная задача, ваш план в целом от этого не пойдет наперекосяк.
2. Режим и концентрация
Кого-то отправили на удалёнку с условием, что нужно быть в рабочей сети в строго определенные часы. У кого-то правила мягче: главное — выдавать определенный результат, а в какое время вы будете выполнять эту работу, неважно. В любом случае контроля за вами теперь, когда вы не в офисе, будет меньше. И это провоцирует соблазн полностью выпасть из рабочего режима.
Конечно, если вам по семейным обстоятельствам проще работать ночью или в 5 утра, когда все домашние спят, это тоже вариант. Главное — четко разделить сутки на рабочие часы и часы отдыха. Иначе свобода управления своим временем чревата риском утонуть в работе. Некоторые начинающие удаленщики вскоре ловят себя на том, что вместо привычного режима с 9:00 до 19:00 с перерывом на обед теперь работают с утра до глубокой ночи. С такой проблемой сталкиваются как увлеченные трудоголики, так и прокрастинаторы.
Почему так происходит? В офисе вы не будете сидеть до ночи: даже если у вас гора рабочих задач, вы все равно в определенный момент остановитесь и поедете домой. А сейчас вы и так дома, здесь труднее сказать себе «стоп». Еще в офисе меньше возможностей и соблазнов, чем дома, вместо рабочих задач заняться чем-то другим, потеряв время зря.
Поэтому ваше спасение — режим и концентрация внимания. Не отвлекайтесь ни на что другое, пока не выполните определенный список рабочих задач. А потом наоборот — полностью переключитесь на личные дела.
Олеся Корягина, эксперт сервиса «Готовое резюме» (опыт удаленной работы — более 3 лет):
«Я придерживаюсь четкого режима работы, примерно как в офисе. У меня для этого простой стимул: мне вечер нужен для моих личных дел. Я знаю, что если позволю себе надолго отвлечься от работы, то не успею закончить ее до определенного часа. Это держит меня в тонусе».
Ради концентрации внимания опытные удалёнщики лишают себя на время работы возможности выйти в соцсети даже «на минуточку». Так, Елена Лондарь, HR-эксперт компании HeadHunter и консультант премии «HR-бренд» (опыт удаленной работы — более 3 лет), вообще отключает смартфон в то время, когда ей важно не отвлекаться.
3. Рабочее пространство
Если вам повезло с просторной квартирой, то вы можете менять рабочую локацию несколько раз за день.
Поработать на диване в одной комнате, потом в кресле — в другой, потом на кухне. Это ведь здорово? Смотря с какой точки зрения.
Для разнообразия действительно лучше перемещаться. Но опытные удалёнщики в большинстве своем отводят в квартире конкретное место для работы и работают только там. Это психологическое решение: иначе можно попасть в ловушку работы без конца и без края — точно так же, как когда нет четкого режима работы.
Работа постепенно начнет занимать всё ваше пространство, а вслед за ним и время.
«У меня правило: закончила работать на сегодня — всё, к рабочему столу и компьютеру я не подойду и на рабочий стул не сяду, — говорит Олеся Корягина. — Я как будто ушла из офиса домой».
«У меня тоже правило: не работать там, где я сплю, и там, где я ем, — говорит Елена Лондарь. — Потому что иначе работа вытеснит все остальные аспекты жизни. Через какое-то время совершенно не останется личного пространства и места для восстановления ресурса».
Как быть, если дома тесно и многолюдно? С этой проблемой сейчас столкнулось большинство вынужденных удалёнщиков. Почти все работают на кухне. Выделить себе тихий уголок, где вас никто не беспокоит, многие не имеют возможности.
Мила Хенвен, менеджер по продуктам департамента веб-сервисов HeadHunter, удаленно работает один год. «Я не могу поделить пространство на рабочее и нерабочее, я работаю в основном на кухне. Но у меня правило: рабочий ноутбук — только для работы. Я никогда не выхожу с него в социальные сети, не смотрю развлекательные видео. Как только я заканчиваю рабочие задачи, которые наметила на сегодня, я убираю рабочий ноутбук, больше его не открываю, и кухня становится просто кухней, а не кабинетом».
Как быть, если ваша работа предполагает много голосового общения, звонков по телефону и в мессенджерах, вам нужна тишина в квартире, но вы здесь не одни, а выделить отдельную комнату нет возможности?
Придется выкручиваться. Например, Елена Лондарь сумела обустроить «рабочий кабинет» в ванной. И это только звучит пугающе: на самом деле, если накидать на теплый пол подушек, получается удобное и уютное место с неплохой звукоизоляцией. «Конечно, я не всегда работаю в ванной, — смеется она. — Еще люблю ставить ноутбук на подоконник и сидеть лицом к окну. Помогает не отвлекаться на окружающую обстановку и сосредоточиться на работе».
4. Кооперация и взаимопомощь
На вынужденной удалёнке оказалась вся семья? Это повод для переговоров и установления новых правил совместной жизни. Трудно всем, и у всех одни и те же проблемы: нехватка личного пространства для работы, отвлекающие факторы, необходимость распределить время на рабочие и домашние дела. А раз проблемы общие, значит, решать их нужно сообща.
Подумайте, как поделить время и пространство. Сравните ваши рабочие, учебные и жизненные графики — когда каждый из вас должен быть онлайн, когда некоторым из вас нужна тишина для звонков и сосредоточенной работы, когда у детей дневной сон, как можно встроить в это расписание прогулку и домашние дела? Как вы можете помочь друг другу и на чью еще помощь можно рассчитывать?
Только не забывайте, что помощь должна быть взаимной. Если кто-то один в семье окажется в положении короля или королевы, а остальные в роли «челяди», то рано или поздно рванет. И от этого скандала даже не получится сбежать на работу.
А еще можно договориться о взаимовыручке с соседями. Ведь не только вы внезапно засели на целые дни дома. Можно сопоставить графики и установить дежурство для прогулок с детьми (если прогулки не под запретом из-за карантина) — это даст всем вам бесценные пару часов работы в тишине.
5. Личное время
Это важно тем, кто живет не один. Даже если вам кажется, что, работая в офисе, вы тоже были лишены времени на себя любимого, потому что разрывались между работой и семейными делами, на самом деле это не так. Вы бывали наедине с собой как минимум по дороге на работу и с работы домой. В это время можно было послушать любимую музыку, почитать, помечтать. Кто-то ходил на фитнес или на творческие курсы, которые теперь тоже закрылись на карантин. А вот теперь вы действительно не бываете один на один с собой.
«У вас должно быть свое личное время, иначе вы быстро перегорите, — предупреждает Елена Якушкина. — Ресурс, из которого вы черпаете энергию, нужен всегда. Для меня это пробежки по утрам или чтение книг.
Обязательно нужно некоторое количество времени, когда вы можете побыть наедине со своими мыслями или заняться чем-то для души».
Например, у Марианны Бойцовой, старшего специалиста службы техподдержки соискателей hh.ru (опыт удаленной работы 8 лет), способ расслабиться — медитация:
Берем лавандовое масло (подойдет любое эфирное масло, но его нужно будет разбавить растительным). Садимся в любую удобную позу, можно и лечь. Каплю эфирного масла нужно растереть между ладонями и поднести их к носу как маску. Закрываем глаза и дышим пять минут. За это время тревожные мысли уйдут, нервная система получит долгожданный отдых, а сознание немного попутешествует. Кстати, эфирные масла также положительно влияют на иммунную систему. Но важно, чтобы не было аллергии.
Еще один быстрый способ расслабиться и переключиться не выходя из дома — сходить в душ или выйти на балкон.
6. Общение
Тем, кто живет в одиночку, переход на удаленную работу грозит противоположной проблемой — нехваткой живого общения. Да, есть люди, которым оно и не нужно, но если вы не из их числа, то удалёнка станет для вас тяжелым испытанием в первые же пару недель.
Старайтесь чаще созваниваться с друзьями и коллегами хотя бы по видеосвязи. Не ограничивайтесь только перепиской и чисто рабочими темами, если в офисе вы привыкли шутить друг с другом и делиться личными новостями.
А еще помните: эффективность удаленной работы, а также то, ощущаете ли вы себя частью команды, зависит не только от вас. Она во многом зависит и от того, насколько успешно выстроены в вашей команде рабочие процессы и как быстро ваш руководитель научится управлять этими процессами в удаленном режиме. Для этого нужны особые навыки. Поверьте, ему тоже сейчас трудно.
Если вам ужасно не понравилось работать дистанционно и вы очень скучаете по офису, помните: ваша вынужденная изоляция — не навсегда. Вы вернетесь. Но то, что вы попробовали другой формат работы, — полезный опыт.